Como controlar a validade de produtos no estoque

1Registre a data de validade e o lote quando a mercadoria chega

O recebimento é o melhor momento para registrar as datas, porque cada caixa já está na sua mão. Se um produto não for registrado na chegada, é fácil esquecê-lo até que ele já tenha vencido.

• Confira a data de validade impressa em cada entrega antes de colocar o produto na prateleira.
• Anote o número do lote ao lado da data.
• Registre a quantidade, para saber quanto estoque está em risco.

SComo o SimSim ajuda: Leia o código de barras com a câmera do celular ou um leitor Bluetooth e tire uma foto do rótulo: a IA lê a data de validade e o número do lote para você. Se o produto não estiver no banco de dados, a IA preenche os dados dele a partir da foto.

2Separe cada lote e defina um lugar para ele

O mesmo produto costuma chegar em vários lotes com datas diferentes. Quando eles são registrados como um único item da lista ou misturados no mesmo ponto da prateleira, o estoque antigo acaba escondido atrás do novo.

• Registre cada lote com sua própria data e quantidade.
• Defina um local de armazenamento: prateleira, corredor, geladeira, freezer, depósito ou área do armazém.
• Use categorias simples para que a equipe revise uma área de cada vez.

SComo o SimSim ajuda: Cada lote tem sua própria data, número do lote, quantidade e local. Busque qualquer produto por nome, número do lote, categoria, local ou status de validade, e mova vários itens de uma vez.

3Faça o giro com PVPS: primeiro que vence, primeiro que sai (FEFO)

PVPS (FEFO, na sigla em inglês) significa vender ou usar primeiro o lote com a data de validade mais próxima, mesmo que ele tenha chegado depois. Já o PEPS, primeiro que entra, primeiro que sai (FIFO), só considera a ordem de chegada, o que não basta para produtos com validade: uma entrega mais nova pode vencer antes do estoque mais antigo.

• Leve o lote com a data mais próxima para a frente da prateleira ou para o ponto principal de separação.
• Coloque as entregas novas atrás dele, a menos que vençam antes.
• Nunca misture dois lotes no mesmo lugar se não for possível distinguir as datas.

O lote A chegou depois, mas vence antes, então pelo PVPS ele vai para a frente. Pelo PEPS (FIFO), você venderia primeiro o lote B e correria o risco de perder o lote A.

SComo o SimSim ajuda: A visão de prioridades mostra primeiro os produtos vencidos e próximos do vencimento, para que sua equipe veja qual lote vender ou usar em seguida e quais itens vencidos retirar.

4Confira as próximas validades com uma rotina fixa

O controle de validade só funciona se alguém olhar as datas com regularidade. Uma rotina curta e fixa é melhor do que uma grande conferência de vez em quando.

SComo o SimSim ajuda: Os alertas inteligentes avisam com dias, semanas ou meses de antecedência para cada data, então a conferência diária leva minutos, sem precisar percorrer todas as prateleiras.

5Dê destino ao estoque perto do vencimento antes que vire prejuízo

Um alerta só é útil se ainda houver tempo para fazer algo. Opções comuns para produtos perto do vencimento:

• Leve-os para a frente, para um ponto de grande circulação ou para uma gôndola de ofertas.
• Dê desconto ou monte kits enquanto ainda há tempo para vendê-los.
• Devolva ou troque com o fornecedor, se o seu acordo permitir.
• Transfira para outra filial onde eles vendam mais rápido.
• Doe os alimentos ainda próprios para consumo a um banco de alimentos ou a uma instituição de caridade, seguindo as regras locais.
• Retire os itens vencidos da venda, descarte-os conforme as regras locais e registre o que foi retirado.

Com quanta antecedência você deve ser avisado?

!Esses intervalos são pontos de partida, não recomendações de segurança nem orientação jurídica. Siga sempre a data impressa, as instruções de armazenamento e as regras locais.

SComo o SimSim ajuda: Escolha quando cada alerta deve chegar e retire os itens da lista quando forem vendidos, usados ou descartados, para que ela continue sempre correta.

6Mantenha toda a equipe na mesma lista de estoque

Anotações, planilhas e mensagens de chat ficam desatualizadas rapidamente quando várias pessoas mexem no estoque. Com uma única lista compartilhada, todos veem as mesmas datas e as mesmas tarefas.

• Defina quem registra as entregas e quem faz a conferência diária.
• Atualize as quantidades após vendas, transferências, doações ou descartes.
• Dê a cada pessoa só o acesso de que ela precisa.

SComo o SimSim ajuda: Adicione ou remova membros da equipe em segundos e escolha se cada pessoa pode adicionar, editar ou apenas visualizar produtos. Importe ou exporte seu estoque com arquivos Excel e CSV. Um painel web para computador chega em breve com o plano Enterprise.