كيف تتابع تواريخ الصلاحية في المخزون خطوة بخطوة

1سجّل تاريخ الصلاحية ورقم التشغيلة عند وصول البضاعة

الاستلام هو أفضل لحظة لتسجيل التواريخ، لأن كل كرتونة بين يديك أصلًا. وإذا لم تسجّل المنتج عند وصوله، فمن السهل أن تنساه حتى تنتهي صلاحيته.

• افحص تاريخ الصلاحية المطبوع على كل شحنة جديدة قبل وضعها على الرف.
• دوّن رقم التشغيلة (رقم الدفعة / LOT) بجانب التاريخ.
• سجّل الكمية لتعرف حجم البضاعة المعرّضة للخسارة.

Sكيف يساعدك سمسم: امسح الباركود بكاميرا هاتفك أو بماسح باركود عبر البلوتوث، ثم التقط صورة للملصق: يقرأ الذكاء الاصطناعي تاريخ الصلاحية ورقم التشغيلة نيابةً عنك. وإذا لم يكن المنتج في قاعدة البيانات، يملأ الذكاء الاصطناعي بياناته من الصورة.

2افصل كل دفعة وحدّد لها مكانًا

كثيرًا ما يصل المنتج نفسه في عدة دفعات بتواريخ مختلفة. وتسجيلها كبند واحد في قائمتك، أو خلطها في مكان واحد على الرف، هو بالضبط ما يجعل البضاعة القديمة تختفي خلف الجديدة.

• سجّل كل دفعة على حدة بتاريخها وكميتها.
• حدّد موقع التخزين: رف، ممر، ثلاجة، فريزر، مخزن خلفي أو منطقة في المستودع.
• استخدم تصنيفات بسيطة ليراجع الموظفون منطقة واحدة في كل مرة.

Sكيف يساعدك سمسم: تحتفظ كل دفعة بتاريخها ورقم التشغيلة الخاص بها وكميتها وموقعها. ابحث عن أي منتج بالاسم أو رقم التشغيلة أو التصنيف أو الموقع أو حالة الصلاحية، وانقل عدة منتجات في خطوة واحدة.

3دوّر المخزون بمبدأ الأقرب انتهاءً يُصرف أولًا (FEFO)

يعني مبدأ الأقرب انتهاءً يُصرف أولًا (FEFO) أن تبيع أو تستخدم الدفعة ذات أقرب تاريخ انتهاء أولًا، حتى لو وصلت متأخرة. أما مبدأ الوارد أولًا يُصرف أولًا (FIFO) فلا ينظر إلا إلى ترتيب الوصول، وهذا لا يكفي للمنتجات التي لها تاريخ صلاحية: فقد تنتهي شحنة أحدث قبل بضاعة أقدم.

• انقل الدفعة ذات التاريخ الأقرب إلى مقدمة الرف أو إلى مكان السحب الرئيسي.
• ضع الشحنات الجديدة خلفها، إلا إذا كانت تنتهي قبلها.
• لا تخلط دفعتين في مكان واحد إذا لم تستطع التمييز بين تاريخيهما.

وصلت الدفعة أ بعد الدفعة ب لكنها تنتهي قبلها، لذلك تذهب إلى المقدمة وفق مبدأ FEFO. أما وفق مبدأ FIFO فستبيع الدفعة ب أولًا وتخاطر بخسارة الدفعة أ.

Sكيف يساعدك سمسم: تعرض لوحة الأولويات المنتجات منتهية الصلاحية والقريبة من الانتهاء أولًا، فيرى فريقك الدفعة التي يجب بيعها أو استخدامها قبل غيرها، والمنتجات منتهية الصلاحية التي يجب سحبها.

4راجع التواريخ القادمة في مواعيد ثابتة

لا ينجح تتبع الصلاحية إلا إذا راجع أحدهم التواريخ بانتظام. والروتين القصير الثابت أفضل من فحص كبير بين حين وآخر.

Sكيف يساعدك سمسم: تذكّرك التنبيهات الذكية قبل كل تاريخ بأيام أو أسابيع أو أشهر، فيستغرق الفحص اليومي دقائق بدلًا من المرور على كل الرفوف.

5تصرّف في البضاعة القريبة من الانتهاء قبل أن تتحول إلى خسارة

التنبيه لا يفيد إلا إذا بقي وقت لفعل شيء. هذه خيارات شائعة للمنتجات التي اقترب تاريخ انتهائها:

• انقلها إلى المقدمة، أو إلى مكان يكثر فيه مرور الزبائن، أو إلى رف التخفيضات.
• اعرضها بخصم أو ضمن عرض مجمّع ما دام هناك وقت لبيعها.
• أرجِعها إلى المورّد أو استبدلها لديه، إذا كان اتفاقك معه يسمح بذلك.
• انقلها إلى فرع آخر تُباع فيه أسرع.
• تبرّع بالأغذية التي لا تزال آمنة للأكل لبنك طعام أو جمعية خيرية، وفق اللوائح المحلية.
• اسحب المنتجات منتهية الصلاحية من البيع، وتخلّص منها وفق اللوائح المحلية، وسجّل ما تم سحبه.

متى يجب أن يصلك التنبيه قبل انتهاء الصلاحية؟

!هذه المدد مجرد نقطة بداية، وليست إرشادات سلامة أو استشارة قانونية. التزم دائمًا بالتاريخ المطبوع وتعليمات التخزين واللوائح المحلية.

Sكيف يساعدك سمسم: اختر متى يصلك كل تنبيه، واحذف المنتجات من القائمة عند بيعها أو استخدامها أو التخلص منها، لتبقى القائمة دقيقة.

6اجعل فريقك كله يعمل على المخزون نفسه

سرعان ما تصبح الملاحظات وجداول البيانات ورسائل الدردشة غير محدّثة عندما يتعامل عدة أشخاص مع البضاعة. أما القائمة المشتركة الواحدة فتعني أن الجميع يرى التواريخ نفسها والمهام نفسها.

• حدّد من يسجّل الشحنات ومن يتولى الفحص اليومي.
• حدّث الكميات بعد البيع أو النقل أو التبرع أو التخلص من المنتجات.
• امنح كل شخص الصلاحيات التي يحتاجها فقط.

Sكيف يساعدك سمسم: أضف أعضاء الفريق أو احذفهم في ثوانٍ، واختر لكل شخص ما إذا كان يستطيع الإضافة أو التعديل أو العرض فقط. استورد مخزونك أو صدّره بملفات Excel وCSV. أما لوحة تحكم الويب للكمبيوتر فقادمة قريبًا مع خطة المؤسسات.